Meetings, files, deadlines — and the fixed phrases a German business letter is built from.
German office writing is more formulaic than its English equivalent, and the formulas are worth learning as whole phrases rather than word by word: Sehr geehrte Damen und Herren to open, Mit freundlichen Grüßen to close, anbei or in der Anlage for an attachment. The opening is followed by a comma and the next line starts with a small letter, which looks wrong to an English eye and is correct.
The words
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Verb (19)
kopierento copyVerbA2
Kannst du das kurz kopieren?Could you copy that for me?
scannento scanVerbB1
Ich scanne es und schicke es dir.I will scan it and send it to you.
beauftragento commission, to instructVerbC1
Wir haben eine Firma damit beauftragt.We commissioned a company to do it.
ablegento file, to take offVerbB2
Das legen wir unter Verträge ab.We will file that under contracts.
archivierento archiveVerbC1
Alte Vorgänge werden archiviert.Old cases are archived.
unterzeichnento signVerbC1
Der Vertrag wurde gestern unterzeichnet.The contract was signed yesterday.
The formal register; unterschreiben is the everyday word.
weiterleitento forwardVerbB2
Ich leite die Mail an die Kollegin weiter.I will forward the e-mail to my colleague.
überarbeitento reviseVerbB2
Der Text muss noch überarbeitet werden.The text still needs revising.
nachhakento follow up, to pressVerbC1
Ich hake nächste Woche noch einmal nach.I will follow it up again next week.
genehmigento approveVerbC1
Der Urlaub ist genehmigt.The leave has been approved.
umfassento comprise, to includeVerbB2
Der Bericht umfasst hundert Seiten.The report runs to a hundred pages.
Die Stadt hat die Genehmigung erteilt.The town has granted the permit.
Formal; with nouns such as Auskunft, Erlaubnis, Auftrag, Unterricht.
vorliegento be available, to have been receivedVerbB2
Das Ergebnis liegt noch nicht vor.The result is not available yet.
Separable: liegt vor, lag vor, vorgelegen.
dokumentierento document, to recordVerbB2
Jeder Schritt wird genau dokumentiert.Every step is documented precisely.
übersehento overlookVerbB2
Den Fehler habe ich leider übersehen.Unfortunately I overlooked the mistake.
Forms: übersieht, übersah, übersehen.
entnehmento take (from), to gather (from)VerbB2
Die Zahlen können Sie der Tabelle entnehmen.You can take the figures from the table.
Forms: entnimmt, entnahm, entnommen.
vermerkento note, to recordVerbB2
Die Änderung ist im Protokoll vermerkt.The change is noted in the minutes.
vorsehento plan, to provide forVerbB2
Der Plan sieht drei Pausen vor.The plan provides for three breaks.
Separable: sieht vor, sah vor, vorgesehen.
Noun (29)
der SchreibtischdeskNounA2
Auf dem Schreibtisch stapelt sich alles.Everything is piling up on the desk.
der Ordnerfolder, ring binderNounB1
Der Ordner steht im Regal.The folder is on the shelf.
Both the physical binder and the folder on a computer.
die Aktefile, case fileNounB2
Die Akte ist beim Anwalt.The file is with the solicitor.
das DokumentdocumentNounB1
Das Dokument ist zwei Seiten lang.The document is two pages long.
die Unterlagedocument, paperNounB2
Bringen Sie bitte alle Unterlagen mit.Please bring all the papers with you.
Almost always plural: die Unterlagen.
die NotiznoteNounB1
Ich mache mir eine Notiz.I will make a note.
das Protokollminutes, recordNounB2
Wer schreibt das Protokoll?Who is taking the minutes?
die Sitzungmeeting, sessionNounB2
Die Sitzung dauert bis vier.The meeting goes on until four.
die TagesordnungagendaNounC1
Das steht nicht auf der Tagesordnung.That is not on the agenda.
der Punktitem, pointNounB1
Wir kommen zum nächsten Punkt.We come to the next item.
die VerlängerungextensionNounB2
Wir haben eine Verlängerung beantragt.We applied for an extension.
die BestellungorderNounB1
Die Bestellung ist raus.The order has gone out.
der Kundecustomer, clientNounB1
Der Kunde hat sich beschwert.The customer complained.
A weak noun: dem Kunden. Feminine: die Kundin.
der LieferantsupplierNounB2
Der Lieferant meldet sich morgen.The supplier will be in touch tomorrow.
A weak noun: dem Lieferanten.
die AblagefilingNounC1
Die Ablage macht bei uns niemand gern.Nobody here likes doing the filing.
der Verteilerdistribution listNounC1
Setz mich bitte auf den Verteiler.Put me on the distribution list, please.
die Anredesalutation, form of addressNounB2
Die Anrede stimmt nicht.The salutation is wrong.
die Grußformelclosing formulaNounC1
Als Grußformel reicht ein einfaches Mit freundlichen Grüßen.A plain Mit freundlichen Grüßen is enough as a closing.
die Vorlagetemplate, draftNounB2
Nimm bitte die neue Vorlage.Please use the new template.
der EntwurfdraftNounB2
Das ist erst ein Entwurf.That is only a draft so far.
Plural: die Entwürfe.
die Rückmeldungfeedback, replyNounB2
Bis heute gab es keine Rückmeldung.There has been no reply so far.
die Zuständigkeitresponsibility, remitNounC1
Das fällt nicht in unsere Zuständigkeit.That does not fall within our remit.
der Vorgangcase, processNounC1
Der Vorgang ist abgeschlossen.The case is closed.
Plural: die Vorgänge.
die Ablehnungrejection, refusalNounC1
Die Ablehnung kam ohne Begründung.The refusal came without any reason given.
die Vollmachtpower of attorney, authorisationNounC1
Ohne Vollmacht geht das nicht.That cannot be done without written authorisation.
die KopfzeileheaderNounC1
In der Kopfzeile steht das Datum.The date is in the header.
die Aufsichtsupervision; supervisory authorityNounB2
Die Kinder spielen unter Aufsicht.The children play under supervision.
Plural: die Aufsichten. Also the authority that supervises banks or a trade.
der Abschnittsection, passageNounB1
Lesen Sie bitte den ersten Abschnitt.Please read the first section.
Plural: die Abschnitte.
der Blockblock; writing padNounB1
Sie schreibt die Nummer auf ihren Block.She writes the number on her pad.
Plural: die Blöcke.
Adjective (3)
dringendurgentAdjectiveB1
Die Sache ist dringend.The matter is urgent.
lesbarlegible, readableAdjectiveB2
Die Unterschrift ist kaum lesbar.The signature is barely legible.
messbarmeasurableAdjectiveB2
Der Erfolg muss messbar sein.Success has to be measurable.
Adverb (1)
anbeiattached, enclosedAdverbC1
Anbei die Rechnung.Please find the invoice attached.
Phrase (2)
das Angebot einholento obtain a quotePhraseC1
Wir holen drei Angebote ein.We are obtaining three quotes.
abstimmen mitto agree with, to coordinatePhraseC1
Das ist mit der Abteilung abgestimmt.That has been agreed with the department.
This list belongs to Work, money and business — 53 lists and 2132 words that can also be practised as a whole.
Practise this list
From these 54 words, as many per round as you like — up to all of them: first what is due today, then new ones. First you choose, then you fill the gap, then you write it yourself. Mistakes come back again shortly.
