The letter a German employer writes when you leave, and how to hear what its kind words are not saying.
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From these 37 words, as many per round as you like — up to all of them: first what is due today, then new ones. First you choose, then you fill the gap, then you write it yourself. Mistakes come back again shortly.
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Read literally, Er hat sich stets bemüht is a generous sentence: he always made an effort. In a German reference it is one of the harshest things an employer can put in writing, and it is meant to be read that way. The idiom works by substitution. A reference is expected to report what somebody achieved; when it reports only what they attempted, the reader concludes that the attempt is all there was. The adverb makes matters worse rather than better. Elsewhere in a reference stets lifts a sentence, but attached to trying it only confirms that the trying went on and on without arriving anywhere. So learn sich stets bemühen as a fixed phrase with a fixed meaning, not as the sum of its words. The rest of this list gives the vocabulary a reference is built from, which is what makes a sentence that avoids it stand out.
The words
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Verb (2)
ausscheidento leave (a company or post)VerbC1
Frau Keller scheidet zum Monatsende auf eigenen Wunsch aus unserem Unternehmen aus.Ms Keller is leaving the company at the end of the month at her own request.
Separable and irregular: schied aus, ist ausgeschieden. Also: to be knocked out; to excrete.
ausstellento issue (a document)VerbC1
Wer stellt bei Ihnen die Zeugnisse aus, die Personalabteilung oder der Vorgesetzte?Who issues references where you work — HR or the line manager?
Separable. Also: to exhibit; colloquially, to switch off.
Vor dem Wechsel ihrer Vorgesetzten ließ sie sich ein Zwischenzeugnis ausstellen.Before her manager moved on, she had an interim reference drawn up.
Plural: die Zwischenzeugnisse.
das Endzeugnisfinal reference (on leaving)NounC1
Das Endzeugnis lag erst drei Wochen nach seinem letzten Arbeitstag im Briefkasten.The final reference only turned up in his letterbox three weeks after his last day.
Plural: die Endzeugnisse.
das qualifizierte Zeugnisfull reference (assessing performance and conduct)NounC1
Einer Bewerbung legt man ein qualifiziertes Zeugnis bei, kein einfaches.With an application you enclose a full reference, not a bare one.
Plural: die qualifizierten Zeugnisse. Its opposite, das einfache Zeugnis, gives only the job and the dates.
die Leistungsbeurteilungperformance assessmentNounC1
In der Leistungsbeurteilung fehlt jedes Wort über ihre Ergebnisse.The performance assessment says not a word about her results.
Plural: die Leistungsbeurteilungen.
die Verhaltensbeurteilungassessment of conductNounC1
Im Zeugnis folgt die Verhaltensbeurteilung unmittelbar auf die Bewertung der Leistung.In a reference the assessment of conduct comes straight after the assessment of performance.
Plural: die Verhaltensbeurteilungen.
die Zufriedenheitsformelsatisfaction formula (the sentence carrying the grade)NounC1
Personaler lesen zuerst die Zufriedenheitsformel und erst danach den Rest.HR people read the satisfaction formula first and everything else afterwards.
Plural: die Zufriedenheitsformeln.
die Schlussformelclosing formulaNounC1
Die Schlussformel dankt ihm, bedauert sein Ausscheiden und wünscht ihm alles Gute.The closing lines thank him, regret his departure and wish him well.
Plural: die Schlussformeln.
die Zeugnissprachecoded language of referencesNounC1
Wer die Zeugnissprache nicht kennt, hält ein mittelmäßiges Zeugnis für ein gutes.If you don’t know the code, you will take a mediocre reference for a good one.
No plural.
die Zeugniswahrheitduty of truthfulness (in a reference)NounC2
Die Zeugniswahrheit verbietet es, Fähigkeiten zu bescheinigen, die jemand nicht hatte.The duty of truthfulness rules out vouching for abilities somebody never had.
No plural.
der Zeugnisanspruchright to a referenceNounC2
Der Zeugnisanspruch besteht auch nach einer fristlosen Kündigung.The right to a reference survives even dismissal without notice.
Plural rare: die Zeugnisansprüche.
die Tätigkeitsbeschreibungdescription of dutiesNounC1
Die Tätigkeitsbeschreibung ist so vage, dass niemand erkennt, was sie eigentlich gemacht hat.The description of duties is so vague that nobody can tell what she actually did.
Plural: die Tätigkeitsbeschreibungen.
das Aufgabengebietremit, area of responsibilityNounC1
Zu seinem Aufgabengebiet gehörte auch die Betreuung der Auszubildenden.His remit also included looking after the apprentices.
Plural: die Aufgabengebiete.
das BedauernregretNounC1
Mit großem Bedauern haben wir von ihrer Kündigung erfahren.It was with great regret that we learnt of her resignation.
No plural. The verb is bedauern.
die Einsatzbereitschaftcommitment, readiness to pitch inNounC1
Ihre Einsatzbereitschaft zeigte sich vor allem in der Hochsaison.Her commitment showed above all in the peak season.
No plural.
die Belastbarkeitability to work under pressureNounC1
Auch in der Umstellungsphase bewies er eine hohe Belastbarkeit.Even during the changeover he coped extremely well under pressure.
No plural. In engineering: load capacity.
die Auffassungsgabequick grasp, ability to learn fastNounC1
Dank ihrer raschen Auffassungsgabe arbeitete sie sich in kurzer Zeit ein.Thanks to her quick grasp she found her feet in no time.
No plural.
das Verhandlungsgeschicknegotiating skillNounC1
Mit viel Verhandlungsgeschick senkte er die Einkaufspreise spürbar.With considerable negotiating skill he brought purchase prices down noticeably.
No plural.
die Mitarbeiterführungpeople managementNounC1
In der Mitarbeiterführung setzte sie auf klare Ziele und regelmäßige Gespräche.In managing her staff she relied on clear goals and regular one-to-ones.
No plural.
die GeselligkeitsociabilityNounC1
Durch seine Geselligkeit war er bei allen Betriebsfeiern gern gesehen.His sociability made him welcome at every office party.
No plural.
das Betriebsklimaworking atmosphereNounC1
Sie trug wesentlich zu einem guten Betriebsklima bei.She did a great deal to create a good working atmosphere.
No plural.
die Zeugnisberichtigungcorrection of a referenceNounC2
Nach zwei Gesprächen willigte die Firma in eine Zeugnisberichtigung ein.After two meetings the company agreed to correct the reference.
Plural: die Zeugnisberichtigungen.
das Ausstellungsdatumdate of issueNounC1
Das Ausstellungsdatum sollte mit dem letzten Arbeitstag übereinstimmen.The date of issue ought to match the last working day.
Plural: die Ausstellungsdaten.
der Firmenbriefkopfcompany letterheadNounC1
Ein Zeugnis gehört auf den Firmenbriefkopf, nicht auf ein weißes Blatt.A reference belongs on company letterhead, not on a blank sheet.
Plural: die Firmenbriefköpfe.
das beredte Schweigentelling silenceNounC2
Zu seiner Ehrlichkeit sagt das Zeugnis nichts — ein beredtes Schweigen.The reference says nothing about his honesty — a silence that speaks volumes.
No plural. beredt means eloquent.
die Leerformelhollow phraseNounC2
Das Zeugnis besteht fast nur aus Leerformeln und sagt über ihre Arbeit nichts aus.The reference consists almost entirely of hollow phrases and says nothing about her work.
Plural: die Leerformeln.
das Arbeitsgerichtlabour courtNounC1
Erst vor dem Arbeitsgericht erreichte sie eine bessere Formulierung.It was only at the labour court that she obtained better wording.
Das Zeugnis ist wohlwollend formuliert und sagt trotzdem wenig Gutes.The reference is kindly worded and still says little in his favour.
einwandfreiimpeccable (of conduct)AdjectiveC1
Ihr Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden war stets einwandfrei.Her conduct towards superiors, colleagues and customers was impeccable throughout.
Also: flawless, in perfect working order.
vorbildlichexemplaryAdjectiveC1
Seine Arbeitsweise war in jeder Hinsicht vorbildlich.His way of working was exemplary in every respect.
kollegialcollegial, supportive of colleaguesAdjectiveC1
Er verhielt sich stets kollegial und half auch außerhalb seines Bereichs aus.He was always a good colleague and helped out beyond his own area too.
bravdutiful but unremarkableAdjectiveC1
Die Präsentation war brav, aber es fehlte jeder eigene Gedanke.The presentation was worthy enough, but there wasn’t an original thought in it.
Of children: well-behaved. Of adults and their work: faint praise.
Phrase (4)
die übertragenen Aufgabenthe duties entrusted to somebodyPhraseC1
Die ihr übertragenen Aufgaben erledigte sie selbstständig und sorgfältig.She carried out the duties entrusted to her independently and carefully.
Usually with a dative pronoun in between: die ihm übertragenen Aufgaben.
auf eigenen Wunschat one’s own requestPhraseC1
Er verlässt uns auf eigenen Wunsch, was wir sehr bedauern.He is leaving us at his own request, which we greatly regret.
im gegenseitigen Einvernehmenby mutual agreementPhraseC1
Das Arbeitsverhältnis endete im gegenseitigen Einvernehmen.The employment ended by mutual agreement.
Also: in beiderseitigem Einvernehmen.
sich stets bemühento have always tried (code for: without success)PhraseC1
Er hat sich stets bemüht, den Anforderungen gerecht zu werden.He always endeavoured to meet the requirements.
In a reference this is damning: it names the effort because there was no result.
