Requests, quotations and framework agreements — and everything a price leaves out.
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From these 44 words, as many per round as you like — up to all of them: first what is due today, then new ones. First you choose, then you fill the gap, then you write it yourself. Mistakes come back again shortly.
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An English speaker reading a complaint from goods inwards will stumble over die Charge, because it looks like something added to a bill. It is nothing of the kind. Die Charge is a batch: everything made in one run, from one mix, under one number, and when parts fail it is the first thing anybody asks for — Aus welcher Charge stammen die Teile? The word came from French and kept the French sound, a soft sh at the start and the middle sound of « measure » before the final e. What English calls a charge lives elsewhere: a fee is die Gebühr, an extra on the price is der Aufpreis, and to charge somebody for something is etwas berechnen. The word has one more use, in another room entirely: die höheren Chargen are the senior ranks of an organisation, a slightly old-fashioned phrase. On a delivery note, though, it always means the batch, and the number beside it is what lets a fault be followed back to the machine that made it.
The words
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Verb (4)
ausschreibento put out to tenderVerbC1
Aufträge dieser Größe muss die Stadt öffentlich ausschreiben.Contracts of this size have to be put out to public tender by the council.
Separable: Die Stadt schreibt den Auftrag aus. Also used for advertising a job.
nachverhandelnto renegotiate, to go back for better termsVerbC1
Nach der ersten Runde haben wir mit den beiden günstigsten Bietern nachverhandelt.After the first round we went back to the two lowest bidders to renegotiate.
Separable: wir verhandeln nach. It assumes a first round has already taken place.
feilschento haggleVerbC1
Auf dem Flohmarkt wird gefeilscht, im Einkauf wird verhandelt.At a flea market you haggle; in purchasing you negotiate.
Everyday and slightly disparaging: um den Preis feilschen.
abrufento call off (goods under a framework agreement)VerbC1
Die Mengen rufen wir je nach Bedarf aus dem Rahmenvertrag ab.We call off the quantities from the framework agreement as we need them.
Die Beschaffung prüft jeden Bedarf, bevor daraus eine Bestellung wird.Procurement checks every requirement before it turns into an order.
Plural rare: die Beschaffungen. Also the department itself: Das läuft über die Beschaffung.
der Bedarfsträgerrequesting department (the internal customer)NounC2
Der Bedarfsträger beschreibt, was er braucht, verhandelt aber nicht selbst mit den Lieferanten.The requesting department describes what it needs but does not negotiate with suppliers itself.
Plural: die Bedarfsträger. Office language; on the shop floor it is simply die Fachabteilung.
die Bestellanforderungpurchase requisitionNounC1
Ohne freigegebene Bestellanforderung darf der Einkauf nichts bestellen.Without an approved purchase requisition, purchasing may not order anything.
Plural: die Bestellanforderungen. Often shortened to BANF.
das Lastenheftrequirements specification (written by the buyer)NounC1
Im Lastenheft steht, was die Anlage leisten muss, nicht, wie sie gebaut wird.The requirements specification says what the plant has to do, not how it is to be built.
Plural: die Lastenhefte. Written by the customer; compare das Pflichtenheft.
das Pflichtenheftfunctional specification (written by the supplier)NounC2
Auf das Lastenheft antwortet der Lieferant mit einem Pflichtenheft, in dem er die Umsetzung festlegt.The supplier answers the requirements specification with a functional specification that sets out how the job will be done.
Plural: die Pflichtenhefte. Written by the supplier; the two are often confused, even by native speakers.
die Angebotsanfragerequest for quotationNounC1
Die Angebotsanfrage über den gesamten Jahresbedarf ging an vier Firmen, geantwortet haben zwei.The request for quotation covering the whole year’s requirement went to four firms, and two replied.
Plural: die Angebotsanfragen. What it covers follows über with the accusative.
das Loslot (a separately awarded part of a tender)NounC1
Die Ausschreibung ist in drei Lose geteilt, damit auch kleinere Betriebe ein Angebot abgeben können.The tender is split into three lots so that smaller firms can bid as well.
Plural: die Lose. Also a lottery ticket and, in a raised register, fate.
der Bieterbidder, tendererNounC1
Jeder Bieter erhält dieselben Unterlagen und dieselbe Frist.Every bidder receives the same documents and the same deadline.
Plural: die Bieter. Feminine: die Bieterin.
die Bindefristbid validity periodNounC2
Bis zum Ende der Bindefrist kann der Bieter sein Angebot nicht zurückziehen.Until the bid validity period has run out, the bidder cannot withdraw the offer.
Plural: die Bindefristen.
das Vergleichsangebotcompeting quotation (obtained for comparison)NounC1
Ab dieser Summe braucht jede Bestellung mindestens zwei Vergleichsangebote.Above this amount every order needs at least two competing quotes.
Plural: die Vergleichsangebote.
der Preisspiegelbid comparison sheetNounC2
Im Preisspiegel stehen alle Angebote Position für Position nebeneinander.The bid comparison sheet sets every offer side by side, line by line.
Plural: die Preisspiegel.
die Vergabeaward (of a contract)NounC1
Bei der Vergabe zählt nicht nur der Preis, sondern auch die Qualität des Konzepts.In awarding the contract, it is not only the price that counts but the quality of the proposal as well.
Plural: die Vergaben. Öffentliche Vergabe is public procurement.
der Rahmenvertragframework agreementNounC1
Der Rahmenvertrag regelt Preise und Bedingungen, aber noch keine einzige Lieferung.The framework agreement settles prices and terms, but not a single delivery yet.
Plural: die Rahmenverträge.
die Mindestabnahmemengeminimum purchase quantityNounC2
Unterhalb der Mindestabnahmemenge verlangt der Hersteller einen Aufschlag.Below the minimum purchase quantity the manufacturer adds a surcharge.
Plural: die Mindestabnahmemengen. Sometimes a commitment over a year rather than per order.
die Auftragsbestätigungorder confirmationNounC1
In der Auftragsbestätigung stand plötzlich ein späterer Liefertermin.The order confirmation suddenly gave a later delivery date.
Plural: die Auftragsbestätigungen. Where it departs from the order, it counts as a new offer.
der Lieferumfangscope of supplyNounC1
Die Schulung des Personals gehört nicht zum Lieferumfang.Staff training is not part of the scope of supply.
No plural.
die Konditionenterms (price, discounts and payment taken together)NounC1
Die Konditionen sind besser als im Vorjahr, obwohl der Preis gleich geblieben ist.The terms are better than last year, even though the price has stayed the same.
Usually plural in this sense; the singular die Kondition is more often physical fitness.
der Listenpreislist priceNounC1
Den Listenpreis zahlt im Geschäft zwischen Firmen kaum jemand.Hardly anyone pays list price when firms trade with each other.
Plural: die Listenpreise.
der Richtpreisguide price, indicative priceNounC1
Ein Richtpreis am Telefon ist eine Orientierung und kein Angebot.A guide price given over the phone is a pointer, not a quotation.
Plural: die Richtpreise. It binds nobody.
der Festpreisfixed priceNounC1
Wir haben bis Jahresende einen Festpreis vereinbart, ganz gleich, was der Stahl macht.We have agreed a fixed price until the end of the year, whatever steel does.
Plural: die Festpreise.
die Preisgleitklauselprice adjustment clauseNounC2
Die Preisgleitklausel koppelt den Kupferanteil des Preises an die Börsennotierung.The price adjustment clause ties the copper element of the price to the exchange quotation.
Plural: die Preisgleitklauseln.
der Staffelpreistiered priceNounC1
Ab fünfhundert Stück greift der nächste Staffelpreis.From five hundred units the next price tier applies.
Plural: die Staffelpreise. The table itself is die Preisstaffel.
der Mengenrabattquantity discountNounC1
Der Mengenrabatt lohnt sich nur, wenn wir die Ware auch lagern können.The quantity discount only pays if we can actually store the goods.
Plural: die Mengenrabatte.
das Skontocash discount (for prompt payment)NounC1
Wer innerhalb von zehn Tagen zahlt, darf zwei Prozent Skonto abziehen.Anyone who pays within ten days may deduct two per cent cash discount.
Also der Skonto. Plural: die Skontos, rarely die Skonti. Only ever for paying early.
das Zahlungszielpayment term, credit periodNounC1
Das Zahlungsziel beträgt dreißig Tage netto ab Rechnungsdatum.Payment is due thirty days net from the date of invoice.
Plural: die Zahlungsziele. Not a goal but the date by which the invoice has to be paid.
der Gefahrübergangpassing of riskNounC2
Mit dem Gefahrübergang trägt der Käufer das Risiko, dass die Ware beschädigt wird.Once risk has passed, the buyer bears the risk of the goods being damaged.
No plural. Where it happens depends on the delivery terms.
der Einstandspreislanded cost, cost price including deliveryNounC2
Der Einstandspreis enthält Fracht, Zoll und Versicherung und liegt deutlich über dem Angebotspreis.The landed cost includes freight, duty and insurance and is well above the quoted price.
Plural: die Einstandspreise. Discounts and Skonto come off, everything it took to bring the goods in goes on.
die Folgekostenfollow-on costs (after the purchase)NounC1
Die Maschine war billig, die Folgekosten für Wartung und Ersatzteile sind es nicht.The machine was cheap; the follow-on costs for maintenance and spare parts are not.
Plural only.
der Lieferverzugdelay in deliveryNounC1
Bei Lieferverzug wird nach zwei Wochen die vereinbarte Vertragsstrafe fällig.If delivery is late, the agreed penalty falls due after two weeks.
No plural. In Lieferverzug geraten: to fall behind with delivery.
der Wareneinganggoods inwards, goods receiptNounC1
Im Wareneingang wird jede Lieferung gegen die Bestellung geprüft.At goods inwards every delivery is checked against the order.
Plural: die Wareneingänge. Both the event and the department.
der Lieferscheindelivery noteNounC1
Auf dem Lieferschein fehlten zwei Positionen, die auf der Palette lagen.Two items that were on the pallet were missing from the delivery note.
Plural: die Lieferscheine.
die Chargebatch (one production run)NounC1
Die fehlerhaften Teile stammen alle aus derselben Charge.The faulty parts all come from the same batch.
Plural: die Chargen. Pronounced as in French. Never a fee: that is die Gebühr.
die Rechnungsprüfunginvoice verificationNounC1
Die Rechnungsprüfung gleicht Rechnung, Bestellung und Wareneingang miteinander ab.Invoice verification matches the invoice against the order and the goods receipt.
No plural in this sense. Checking all three together is what English calls the three-way match.
der Eigentumsvorbehaltretention of titleNounC2
Wegen des Eigentumsvorbehalts gehört die Ware bis zur letzten Rate dem Lieferanten.Because of the retention of title, the goods belong to the supplier until the last instalment is paid.
Plural: die Eigentumsvorbehalte.
der Meldebestandreorder pointNounC1
Sinkt der Vorrat unter den Meldebestand, löst das System automatisch eine Bestellanforderung aus.When stock falls below the reorder point, the system raises a purchase requisition automatically.
freibleibendsubject to confirmation, without engagement (of an offer)AdjectiveC2
Das Angebot ist freibleibend, der Preis gilt also erst mit der Auftragsbestätigung.The offer is subject to confirmation, so the price only holds once the order has been confirmed.
Printed on quotations; everyday German says unverbindlich.
Phrase (4)
den Zuschlag erteilento award the contractPhraseC1
Den Zuschlag erteilt die Vergabestelle erst nach Ablauf der Wartefrist.The awarding body only awards the contract once the standstill period is over.
Der Zuschlag on its own can also be a surcharge; with erteilen it is always the award. The winner is in the dative: dem Bieter den Zuschlag erteilen.
die Katze im Sack kaufento buy a pig in a pokePhraseC1
Ohne Muster und ohne Besuch im Werk kaufen wir die Katze im Sack.Without a sample and without a visit to the plant, we are buying a pig in a poke.
It blames nobody but the buyer: it means buying without looking.
frei Hauscarriage paid, delivered free to the doorPhraseC1
Ab einem Bestellwert von tausend Euro liefern wir frei Haus.On orders of a thousand euros or more we deliver carriage paid.
No article. The opposite is ab Werk.
ab Werkex worksPhraseC1
Der Preis versteht sich ab Werk, Verpackung und Fracht werden gesondert berechnet.The price is ex works; packing and freight are charged separately.
Corresponds to the Incoterm EXW: freight and risk are the buyer’s from the seller’s premises.
