Home › Vocabulary › Authorities, law and paperwork › Offices and official paperwork One duty catches out almost every new arrival in Germany and Austria: registering your address. Moving into a flat means reporting it to the local office within a fixed period, and the confirmation you get is then needed for a bank account, a phone contract and almost everything else. The vocabulary of these offices is formal, repetitive and therefore learnable — the same twenty words carry most of what a letter from one of them contains.
The words
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Verb (4)
beglaubigen to certify Verb C1 Die Kopie muss beglaubigt werden. The copy has to be certified.
vorschreiben to prescribe, to require Verb C1 Das Gesetz schreibt eine Frist von zwei Wochen vor. The law prescribes a two-week period.
zustehen to be entitled to Verb C1 Ihnen steht eine Erstattung zu. You are entitled to a refund.
Takes the dative.
einlegen to lodge, to insert Verb C1
Noun (30)
das Einwohnermeldeamt residents registration office Noun C1 Beim Einwohnermeldeamt braucht man einen Termin. You need an appointment at the registration office.
die Abmeldung deregistration Noun C1 Die Abmeldung ist bei einem Umzug ins Ausland nötig. Deregistration is required when moving abroad.
die Ummeldung change of registered address Noun C1 Die Ummeldung hat zehn Minuten gedauert. Changing my registered address took ten minutes.
der Personalausweis identity card Noun B1 Der Personalausweis ist zehn Jahre gültig. The identity card is valid for ten years.
Carrying identification is a legal requirement for adults in Germany.
der Reisepass passport Noun B1 Der Reisepass läuft im Herbst ab. The passport expires in the autumn.
die Aufenthaltserlaubnis residence permit Noun C1 Die Aufenthaltserlaubnis wurde um zwei Jahre verlängert. The residence permit was extended by two years.
das Visum visa Noun B2 Für die Einreise ist ein Visum nötig. A visa is needed for entry.
Plural: die Visa.
die Staatsangehörigkeit nationality Noun C1 Die Staatsangehörigkeit steht im Pass. Nationality is stated in the passport.
die Heiratsurkunde marriage certificate Noun C1 Die Heiratsurkunde muss im Original vorliegen. The marriage certificate must be submitted in the original.
das Standesamt registry office Noun C1 Geheiratet wird immer zuerst auf dem Standesamt. A marriage always takes place at the registry office first.
In Germany only a civil marriage is legally binding; any religious ceremony comes afterwards.
die Steuererklärung tax return Noun B2 Die Steuererklärung ist bis Juli fällig. The tax return is due by July.
das Finanzamt tax office Noun B2 Das Finanzamt hat sich gemeldet. The tax office has been in touch.
die Sozialversicherung social insurance Noun C1 Von der Sozialversicherung hängt vieles ab. A great deal depends on social insurance.
die Rentenversicherung pension insurance Noun C1 Die Rentenversicherung schickt jährlich eine Übersicht. The pension insurance sends a summary every year.
die Arbeitslosigkeit unemployment Noun B2 Bei Arbeitslosigkeit muss man sich sofort melden. If you become unemployed you must register straight away.
das Arbeitsamt employment office Noun B2 Das Arbeitsamt heißt heute Agentur für Arbeit. The employment office is now called Agentur für Arbeit.
das Kindergeld child benefit Noun B2 Kindergeld wird monatlich überwiesen. Child benefit is paid monthly.
der Widerspruch appeal, objection Noun C1 Gegen den Bescheid können Sie Widerspruch einlegen. You may appeal against the decision.
German administrative letters normally name the deadline for an appeal at the end.
die Bearbeitungszeit processing time Noun C1 Die Bearbeitungszeit beträgt sechs Wochen. The processing time is six weeks.
die Beglaubigung certification Noun C1 Die Beglaubigung kostet ein paar Euro. Certification costs a few euros.
die Rechtsbehelfsbelehrung notice of appeal rights Noun C1 Am Ende steht immer eine Rechtsbehelfsbelehrung. There is always a notice of appeal rights at the end.
The paragraph at the foot of a German official decision saying how and by when it can be challenged.
die Vorschrift regulation Noun C1 Die Vorschrift lässt keine Ausnahme zu. The regulation allows no exception.
die Auskunft information Noun B2 Die Auskunft war widersprüchlich. The information was contradictory.
Plural: die Auskünfte.
der Eingang receipt, entrance Noun B2 Der Eingang des Antrags wird bestätigt. Receipt of the application will be confirmed.
der Verwaltungsakt administrative act Noun C1 Ein Bescheid ist ein Verwaltungsakt. A decision notice is an administrative act.
die Ausnahme exception Noun B2 Ausnahmen sind nicht vorgesehen. No exceptions are provided for.
der Anspruch entitlement, claim Noun C1 Ein Anspruch besteht erst nach sechs Monaten. An entitlement only arises after six months.
Plural: die Ansprüche.
die Erstattung refund, reimbursement Noun C1 Die Erstattung dauert vier Wochen. The refund takes four weeks.
die Meldepflicht duty to register Noun C1 In Deutschland gilt die Meldepflicht. Germany has a legal duty to register your address.
die Wohnungsgeberbestätigung landlord confirmation Noun C1 Ohne die Wohnungsgeberbestätigung geht die Anmeldung nicht. You cannot register without the landlord’s confirmation.
A form the landlord signs confirming that you have moved in.
Adjective (1)
rechtzeitig in good time Adjective B2 Der Antrag ist rechtzeitig eingegangen. The application arrived in good time.
Phrase (5)
der Nachweis erbringen to provide proof Phrase C1 Sie müssen den Nachweis erbringen. You must provide proof.
der Termin vereinbaren to arrange an appointment Phrase B2 Bitte vorher einen Termin vereinbaren. Please arrange an appointment in advance.
die Frist versäumen to miss a deadline Phrase C1 Wer die Frist versäumt, muss neu beantragen. Anybody who misses the deadline has to apply again.
die Behörde wechseln to go to a different office Phrase C1 Dafür müssen Sie die Behörde wechseln. You will have to go to a different office for that.
die Unterlagen einreichen to submit documents Phrase B2 Reichen Sie die Unterlagen bitte vollständig ein. Please submit the documents in full.
This list belongs to Authorities, law and paperwork — 33 lists and 1387 words that can also be practised as a whole.
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From these 40 words, as many per round as you like — up to all of them: first what is due today, then new ones. First you choose, then you fill the gap, then you write it yourself. Mistakes come back again shortly.
Hear and recognise these words in the listening trainer
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