What an archive keeps, what it destroys, and why keeping is a decision.
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From these 23 words, as many per round as you like — up to all of them: first what is due today, then new ones. First you choose, then you fill the gap, then you write it yourself. Mistakes come back again shortly.
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An archive does not keep everything. Most of what an office produces is destroyed after appraisal, and the German verb for that step, kassieren, sounds as brisk as it is. What survives is the result of die Überlieferungsbildung, and a gap in the record is often a choice somebody made. The person who makes it is der Archivar, and the word is worth a moment’s grammar. Masculine nouns for people that came in from Latin are often weak — der Jurist, dem Juristen; der Doktorand, den Doktoranden — and learners carry that pattern over. Most of those in -ar decline the ordinary strong way instead: des Archivars, dem Archivar, plural die Archivare. Der Bibliothekar and der Notar behave the same. So a letter goes to dem Archivar, never to dem Archivaren, and the feminine is simply die Archivarin.
The words
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Verb (5)
aussondernto weed out (closed files)VerbC2
Einmal im Jahr werden die abgeschlossenen Vorgänge aus der Registratur ausgesondert.Once a year the closed cases are weeded out of the registry.
Separable: sondert aus, ausgesondert.
kassierento destroy (records, after appraisal)VerbC2
Die Reisekostenabrechnungen wurden nach Ablauf der Frist kassiert.The travel expense claims were destroyed once the retention period had run out.
Same spelling as kassieren, to take money, but a different word.
verzeichnento describe (records), to catalogueVerbC2
Der Bestand ist erst zur Hälfte verzeichnet, der Rest steht unbearbeitet im Magazin.Only half of the fonds has been catalogued; the rest sits unprocessed in the stacks.
Also: to record (a rise, a loss), and to draw out of true.
entsäuernto deacidifyVerbC2
Die Zeitungsbände werden entsäuert, damit das Papier nicht weiter zerfällt.The bound newspapers are deacidified so that the paper stops crumbling.
Noun: die Entsäuerung.
konservierento conserve (by treatment)VerbC1
Die Restauratorin konserviert die Urkunde, damit das Siegel nicht weiter bröckelt.The conservator is treating the charter so that the seal stops crumbling.
Not the verb for keeping a file for a set period: that is aufbewahren.
die Überlieferungsbildungshaping of the archival recordNounC2
Die Überlieferungsbildung entscheidet heute, was Historiker in hundert Jahren überhaupt fragen können.How the record is shaped today decides what historians a century from now will be able to ask at all.
No plural.
die Anbietungspflichtduty to offer records to the archiveNounC2
Für Behörden gilt eine Anbietungspflicht: Sie dürfen keine Akte vernichten, bevor das Archiv sie bewertet hat.Public bodies are obliged to offer their records: they may not destroy a file before the archive has appraised it.
No plural. From anbieten: the office offers, the archive decides.
die Kassationdestruction (of records not worth keeping)NounC2
Über die Kassation entscheidet das Archiv, nicht die Behörde, die die Akten angelegt hat.It is the archive that decides what is destroyed, not the office that opened the files.
Plural: die Kassationen. In law, also the quashing of a judgment.
das Provenienzprinzipprinciple of provenanceNounC2
Nach dem Provenienzprinzip bleiben die Akten einer Behörde beisammen, auch wenn sie thematisch in andere Bestände passen würden.Under the principle of provenance an office’s files stay together, even where their subject would suit other holdings.
No plural.
das Pertinenzprinziparrangement by subjectNounC2
Frühere Archivare ordneten nach dem Pertinenzprinzip und rissen dabei zusammengehörige Akten auseinander.Archivists of earlier times arranged by subject and tore apart files that belonged together.
No plural. The opposite of das Provenienzprinzip.
die Registraturregistry (an office’s current files)NounC1
Solange ein Vorgang bearbeitet wird, liegt er in der Registratur und nicht im Archiv.While a case is still being worked on, it sits in the registry, not in the archive.
Plural: die Registraturen.
das Findbuchfinding aidNounC2
Wer das Findbuch nicht liest, bestellt blind.Anyone who skips the finding aid is ordering blind.
Plural: die Findbücher.
das Archivgutarchival holdingsNounC2
Archivgut wird im Lesesaal vorgelegt und nie ausgeliehen.Archival material is produced in the reading room and never lent out.
No plural; single items are die Archivalien.
der ArchivararchivistNounC1
Dem Archivar fiel auf, dass im Bestand ein ganzes Jahrzehnt fehlte.The archivist noticed that a whole decade was missing from the fonds.
Strong noun: des Archivars, dem Archivar. Plural: die Archivare. Feminine: die Archivarin.
der Vorlasspapers handed over in the author’s lifetimeNounC2
Die Schriftstellerin übergab ihren Vorlass dem Literaturarchiv, solange sie noch Fragen dazu beantworten konnte.The writer handed her papers to the literary archive while she could still answer questions about them.
Plural: die Vorlässe. The counterpart of der Nachlass.
das Depositumdeposit (without transfer of ownership)NounC2
Das Firmenarchiv liegt als Depositum im Staatsarchiv; das Eigentum bleibt beim Unternehmen.The company’s archive is held on deposit at the state archive; ownership stays with the firm.
Plural: die Deposita or die Depositen.
die Schutzfristclosure periodNounC2
Personenbezogene Akten unterliegen einer Schutzfrist, die sich nach dem Todesjahr richtet.Files about individuals are subject to a closure period that runs from the year of death.
Plural: die Schutzfristen.
die Einsichtnahmeinspection (of files)NounC2
Die Einsichtnahme in die Akten ist nur im Lesesaal möglich.The files may be consulted only in the reading room.
Takes in with the accusative: die Einsichtnahme in die Akten.
das Magazinstacks (of an archive)NounC1
Ins Magazin dürfen Benutzer nicht; die Akten werden ihnen an den Platz gebracht.Readers are not allowed into the stacks; the files are brought to their desk.
Plural: die Magazine. Also a periodical, and the magazine of a gun.
der Tintenfraßiron-gall ink corrosionNounC2
Der Tintenfraß hat das Papier entlang der Schriftzüge so geschwächt, dass ganze Buchstaben herausbrechen.Ink corrosion has weakened the paper along the strokes so badly that whole letters are breaking out.
No plural.
das Digitalisatdigital copyNounC1
Die meisten Benutzer bekommen nur das Digitalisat zu sehen, das Original bleibt im Karton.Most readers only ever see the digital copy; the original stays in its box.
