B2 · 50 words
Formal letters in Spanish
Greeting, structure, sign-off — and the phrases you cannot invent.
Un folio is a sheet of A4 and the most ordinary object in a Spanish office: escribe en un folio aparte is what a colleague says when they want it on a separate page. « Folio » in English is nothing of the kind — it is a book format, or a numbered leaf of a manuscript, and nobody asks for one across a desk. Spanish also measures writing in them: un informe de dos folios is a two-page report, and medio folio is how long a note ought to be. English needs a sheet, a side, a page — three words where Spanish has one, and the word that sounds closest is the one that means something else.
The words
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Verb (1)
exponerto set outVerbB2
Expongo los hechos por orden.I set out the facts in order.
Adverb (1)
atentamenteYours faithfullyAdverbB2
Atentamente, Marta Ruiz.Yours faithfully, Marta Ruiz.
Phrase (43)
el escrito formalthe formal letterPhraseB2
El escrito formal cabe en una página.The formal letter fits on one page.
los datos del destinatariothe addressee's detailsPhraseB2
Los datos del destinatario van arriba a la derecha.The addressee's details go at the top right.
los datos del remitentethe sender's detailsPhraseB2
Los datos del remitente aparecen en el sobre.The sender's details appear on the envelope.
el asunto del escritothe subject linePhraseB2
El asunto del escrito resume el motivo.The subject line sums up the reason for writing.
la fórmula de saludothe form of greetingPhraseB2
La fórmula de saludo depende del trato.The form of greeting depends on how well you know them.
estimado señorDear SirPhraseB2
Estimado señor Ruiz: le escribo por lo siguiente.Dear Sir, I am writing about the following.
estimada señoraDear MadamPhraseB2
Estimada señora directora: adjunto el informe.Dear Madam, I enclose the report.
muy señores míosDear SirsPhraseB2
Muy señores míos: expongo lo siguiente.Dear Sirs, I set out the following.
le escribo en relación conI am writing aboutPhraseB2
Le escribo en relación con su carta del día ocho.I am writing about your letter of the eighth.
por la presenteI herebyPhraseB2
Por la presente solicito una copia.I hereby apply for a copy.
la exposición de hechosthe setting out of the factsPhraseB2
La exposición de hechos ocupa dos párrafos.The setting out of the facts takes two paragraphs.
solicitar por escritoto apply in writingPhraseB2
Solicito por escrito la devolución.I am applying in writing for the refund.
adjuntar la documentaciónto attach the papersPhraseB2
Adjunto la documentación en cuatro archivos.I attach the papers in four files.
el documento adjuntothe attachmentPhraseB2
El documento adjunto lleva firma.The attachment carries a signature.
a la atención defor the attention ofPhraseB2
A la atención de la jefa de personal.For the attention of the head of personnel.
en respuesta a su escritofurther to your letterPhraseB2
En respuesta a su escrito, le comunico lo siguiente.Further to your letter, I write to tell you the following.
le comunico queI am writing to tell you thatPhraseB2
Le comunico que el plazo se amplía.I am writing to tell you that the deadline is being extended.
le informo de queI am writing to let you know thatPhraseB2
Le informo de que ya está resuelto.I am writing to let you know that it is settled.
ruego queI should be grateful if you wouldPhraseB2
Ruego que me confirmen la recepción.I should be grateful if you would confirm receipt.
agradecería queI should be grateful if you couldPhraseB2
Agradecería que me llamaran antes.I should be grateful if you could ring me beforehand.
quedo a la esperaI look forward to hearingPhraseB2
Quedo a la espera de su respuesta.I look forward to hearing from you.
quedo a su disposiciónI remain at your disposalPhraseB2
Quedo a su disposición para cualquier duda.I remain at your disposal for any queries.
sin otro particularwith nothing further to addPhraseB2
Sin otro particular, le saluda atentamente.With nothing further to add, she signs off politely.
un cordial saludoWith kind regardsPhraseB2
Un cordial saludo y hasta pronto.With kind regards, and see you soon.
el tratamiento de ustedthe polite form of addressPhraseB2
El tratamiento de usted se mantiene en todo el escrito.The polite form of address is kept up throughout the letter.
el pie de firmathe signature blockPhraseB2
El pie de firma incluye el cargo.The signature block gives the job title as well.
la firma manuscritathe handwritten signaturePhraseB2
Falta la firma manuscrita.The handwritten signature is missing.
el acuse de lecturathe read receiptPhraseB2
Pidió acuse de lectura.She asked for a read receipt.
con copia acopied toPhraseB2
Con copia a la dirección técnica.Copied to the technical management.
la copia ocultathe blind copyPhraseB2
La copia oculta se usa con cuidado.The blind copy is used carefully.
la carta de reclamaciónthe letter of complaintPhraseB2
La carta de reclamación fue breve y clara.The letter of complaint was short and clear.
la carta de agradecimientothe letter of thanksPhraseB2
La carta de agradecimiento llegó a mano.The letter of thanks was brought by hand.
la carta de disculpathe letter of apologyPhraseB2
La carta de disculpa no explicaba nada.The letter of apology explained nothing.
la nota internathe internal memoPhraseB2
La nota interna circuló por correo.The internal memo went round by e-mail.
el informe brevethe short reportPhraseB2
El informe breve tiene un folio.The short report is one sheet long.
la redacción neutrathe neutral wordingPhraseB2
La redacción neutra evita el reproche.The neutral wording avoids the reproach.
la constancia por escritothe written recordPhraseB2
Quiero constancia por escrito.I want the written record of it.
dejar constanciato put on recordPhraseB2
Dejaron constancia de la llamada.They put the telephone call on record.
el sello de salidathe outgoing stampPhraseB2
El sello de salida lleva número.The outgoing stamp carries a number.
el número de referenciathe reference numberPhraseB2
Indique el número de referencia en la respuesta.Quote the reference number in your reply.
la fecha y el lugarthe place and the datePhraseB2
La fecha y el lugar van antes del saludo.The place and the date go above the greeting.
el correo certificadorecorded deliveryPhraseB2
Lo mandó por correo certificado.He sent it by recorded delivery.
la plantilla de cartathe letter templatePhraseB2
La plantilla de carta ahorra media hora.The letter template saves half an hour.
Noun (m) (5)
el párrafothe paragraphNoun (m)B2
Cada párrafo trata una sola cosa.Each paragraph deals with one thing only.
el encabezadothe letterheadNoun (m)B2
El encabezado lleva el logotipo.The letterhead carries the logo.
el foliothe sheet of paperNoun (m)B2
Escribe en un folio aparte.Write it on a separate sheet of paper.
el reprochethe reproachNoun (m)B2
El reproche no ayuda en un escrito.The reproach does not help in a letter.
el burofaxthe letter whose text is certifiedNoun (m)B2
El burofax prueba el contenido.The letter whose text is certified proves the content.
This list belongs to Work and jobs — 24 lists and 1155 words that can also be practised as a whole.
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From these 50 words, as many per round as you like — up to all of them: first what is due today, then new ones. First you choose, then you fill the gap, then you write it yourself. Mistakes come back again shortly.