C2 · 46 words
Meetings and committees in French
Motion, vote, minutes — and what makes a decision stand.
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From these 46 words, as many per round as you like — up to all of them: first what is due today, then new ones. First you choose, then you fill the gap, then you write it yourself. Mistakes come back again shortly.
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The thirty-fifth entry is reporter une décision, and the verb in it looks like an old acquaintance to an English reader and is nothing of the kind. Reporter means to move something to a later date. La réunion est reportée à jeudi is the meeting postponed to Thursday, le vote a été reporté is the vote put off, and the noun le report is the postponement itself, as in un report de deux semaines. None of it involves telling anybody anything. Read with English eyes, le conseil a reporté sa décision announces a board that has made its decision public, when it says the opposite: the board has not decided at all and will try again at the next sitting. The sense that English gave « report » — an account brought back to somebody — lives in French in other words, rendre compte for the verb and le rapport for the document, so le rapport du groupe de travail is what the working group hands in and le report is the delay before anyone reads it. In minutes, « defer », « postpone » and « put off » are all safe renderings; « report » never is.
The words
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Verb (6)
faire la synthèseto sum upVerbC2
Je fais la synthèse en deux phrases.Two sentences will do to sum it all up.
enchaînerto move straight onVerbC2
Elle enchaîne sur la question du financement.From there she moves straight on to the question of funding.
émargerto sign the attendance sheetVerbC2
Chaque participant émarge en entrant.Everyone signs the attendance sheet on the way in.
suspendreto suspend the sittingVerbC2
La présidente suspend la séance pour dix minutes.There will be a ten-minute break: the chair has suspended the sitting.
se réunir à nouveauto reconveneVerbC2
Le comité se réunit à nouveau après la pause.The committee will reconvene once the break is over.
faire circulerto pass roundVerbC2
Je fais circuler la liste des présents.I am passing round the list of those present.
Adjective (1)
Grammar for these: Adjective agreement · Where the adjective goes
unanimeunanimousAdjectiveC2
Le vote a été unanime.Nobody voted against: the decision was unanimous.
Phrase (37)
les termes de référencethe terms of referencePhraseC2
Les termes de référence du groupe tiennent sur une page.A single page is enough for the group’s terms of reference.
le comité directeurthe steering committeePhraseC2
Le comité directeur se réunit avant chaque étape.Before every phase of the project the steering committee holds a meeting.
le groupe de travailthe working groupPhraseC2
Le groupe de travail rendra son rapport à l’automne.The working group’s report is due in the autumn.
l’assemblée générale annuellethe annual general meetingPhraseC2
L’assemblée générale annuelle approuve les comptes.The accounts are approved at the annual general meeting.
la séance extraordinairethe extraordinary meetingPhraseC2
La séance extraordinaire a été convoquée en urgence.An extraordinary meeting was called at very short notice.
le point de l’ordre du jourthe agenda itemPhraseC2
Le point de l’ordre du jour suivant concerne le budget.The budget is the subject of the next agenda item.
le point permanentthe standing itemPhraseC2
La sécurité est un point permanent de nos réunions.Safety comes up at every meeting as a standing item.
les excuses d’absenceapologies for absencePhraseC2
La présidente lit les excuses d’absence avant de commencer.The chair starts by reading out the apologies for absence.
les suites du procès-verbalmatters arisingPhraseC2
Les suites du procès-verbal ont pris un quart d’heure.Matters arising took up fifteen minutes.
la déclaration de liens d’intérêtsthe declaration of interestsPhraseC2
Chaque membre dépose sa déclaration de liens d’intérêts.Every member has to file a declaration of interests.
présider un débatto chair a debatePhraseC2
Elle préside le débat avec beaucoup de calme.She keeps the debate calm from the chair.
avoir la paroleto have the floorPhraseC2
Vous avez la parole pour cinq minutes.Five minutes, please: you have the floor.
le rappel au règlementthe point of orderPhraseC2
Un rappel au règlement interrompt la discussion.The discussion stops when someone raises a point of order.
interrompre polimentto interrupt politelyPhraseC2
Il interrompt poliment pour poser une question.He breaks in politely with a question.
aborder brièvementto touch briefly onPhraseC2
Nous abordons brièvement le calendrier.We shall touch only briefly on the timetable.
s’attarder surto dwell onPhraseC2
Ne nous attardons pas sur ce détail.There is no need to dwell on such a small point.
développer un pointto expand on a pointPhraseC2
Pouvez-vous développer ce point ?I would ask you to expand on that point a little.
présenter une motionto propose a motionPhraseC2
Le délégué présente une motion sur les horaires.A motion on working hours was proposed by the delegate.
appuyer une motionto second a motionPhraseC2
Deux membres appuient la motion.Two members stand up to second the motion.
soumettre une propositionto put forward a proposalPhraseC2
La direction soumet une proposition à la commission.The management has put a proposal forward to the committee.
mettre aux voixto put to the votePhraseC2
Le président met le texte aux voix.Once the debate closes, the chair puts the text to the vote.
à main levéeby a show of handsPhraseC2
On vote à main levée.A show of hands is enough for a vote this simple.
le vote par procurationproxy votingPhraseC2
Le vote par procuration est admis pour cette assemblée.At this meeting proxy voting is allowed.
la voix prépondérantethe casting votePhraseC2
En cas de partage, la voix prépondérante appartient au président.If the votes are tied, the chair has the casting vote.
la résolution adoptéethe adopted resolutionPhraseC2
La résolution adoptée sera publiée demain.The adopted resolution goes out to the public tomorrow.
la motion rejetéethe defeated motionPhraseC2
La motion rejetée pourra revenir plus tard.A defeated motion can be brought back at a later meeting.
la décision par consultation écritethe written resolutionPhraseC2
Une décision par consultation écrite évite une réunion.A written resolution spares everyone a meeting.
les questions diversesany other businessPhraseC2
Nous en venons aux questions diverses.That brings us to any other business.
reporter une décisionto defer a decisionPhraseC2
Le conseil reporte la décision à la prochaine séance.The board has deferred the decision until its next sitting.
le procès-verbal de la séancethe minutes of the meetingPhraseC2
Le procès-verbal de la séance est joint au courrier.You will find the minutes of the meeting enclosed with this letter.
rédiger le procès-verbalto take the minutesPhraseC2
Qui rédige le procès-verbal aujourd’hui ?Somebody has to take the minutes today — any volunteers?
le procès-verbal du conseilthe board minutesPhraseC2
Le procès-verbal du conseil reste confidentiel.The board minutes are not for circulation.
pour mémoirefor the recordPhraseC2
Pour mémoire, la demande a déjà été refusée.For the record, this request was turned down once already.
consigné au procès-verbalrecorded in the minutesPhraseC2
Son désaccord est consigné au procès-verbal.Her objection is recorded in the minutes.
à huis closin cameraPhraseC2
Le dernier point sera traité à huis clos.The last item will be taken in camera.
traiter en dehors de la séanceto deal with outside the meetingPhraseC2
Nous traiterons ce point en dehors de la séance.That point we will deal with outside the meeting.
mettre une question de côtéto set a question asidePhraseC2
Mettons cette question de côté pour aujourd’hui.For today, let us set that question aside.
Noun (f) (1)
Grammar for these: Definite article: le, la, les · Indefinite article: un, une
la sous-commissionthe subcommitteeNoun (f)C2
La sous-commission prépare le texte pour la séance plénière.The subcommittee drafts the text before it goes to the full meeting.
Noun (m) (1)
Grammar for these: Definite article: le, la, les · Indefinite article: un, une
le quorum de délibérationthe quorumNoun (m)C2
Le quorum de délibération n’est pas atteint ce soir.Too few members have turned up tonight to make a quorum.
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