B1 · 43 words
Offices and forms in French
The form, the proof, the deadline.
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From these 43 words, as many per round as you like — up to all of them: first what is due today, then new ones. First you choose, then you fill the gap, then you write it yourself. Mistakes come back again shortly.
More about this list
The list an official letter is built from. In the middle of it is proroger, and the English word from the same Latin means very nearly the opposite. Proroger un délai is to *extend* it — to give somebody longer — and la prorogation is that extension: le permis a été prorogé de six mois is good news. English « to prorogue » is used almost only of a parliament, and it means to *end* the session: a prorogued parliament has stopped sitting. Latin prorogare meant to prolong, so French kept the original and English narrowed it to one constitutional act whose effect is the opposite. The English for the French word is « to extend » or « to renew ». And it has nothing to do with « to prorate », which is a different verb about dividing a sum.
The words
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Verb (7)
compléterto fill inVerbA2
Je complète la dernière page et je signe.I fill in the last page and sign it.
soumettreto submitVerbB1
Nous soumettons le dossier avant la fin du mois.We submit the file before the end of the month.
certifierto certifyVerbB1
Le service certifie que la copie est conforme.The department certifies that the copy matches the original.
prorogerto extendVerbB1
Le bureau proroge l’autorisation d’un an.The office extends the authorisation by one year.
indiquerto stateVerbB2
Vous indiquez votre adresse dans la case du haut.You state your address in the top box.
exigerto requireVerbB1
La commune exige une copie de l’acte.The council requires a copy of the certificate.
inclureto includeVerbB1
Le dossier inclut deux photos récentes.The file includes two recent photographs.
Adjective (1)
Grammar for these: Adjective agreement · Where the adjective goes
officielofficialAdjectiveB1
Le texte officiel paraît au journal du gouvernement.The official text appears in the government gazette.
Phrase (23)
l’accusé de réceptionthe acknowledgement of receiptPhraseB1
L’accusé de réception arrive par courrier.The acknowledgement of receipt comes by post.
l’hôtel de villethe town hallPhraseB1
L’hôtel de ville ferme à midi le samedi.The town hall closes at midday on Saturdays.
s’inscrire à la mairieto register with the local councilPhraseB1
Il s’inscrit à la mairie de la commune voisine.He registers with the local council of the neighbouring district.
la déclaration de domicilethe notification of addressPhraseB1
La déclaration de domicile se fait en ligne.The notification of address can be done online.
la carte nationale d’identitéthe national identity cardPhraseB1
La carte nationale d’identité reste valable dix ans.The national identity card stays valid for ten years.
l’acte de naissancethe birth certificatePhraseB1
L’acte de naissance est demandé à la commune de naissance.The birth certificate is requested from the district where the birth took place.
en cours de validitécurrently validPhraseB1
Le document doit être en cours de validité.The document has to be currently valid.
arriver à échéanceto expirePhraseB1
Le titre de séjour arrive à échéance en mars.The residence permit expires in March.
la pièce justificativethe supporting documentPhraseB1
Une pièce justificative manque au dossier.A supporting document is missing from the file.
la date de dépôtthe closing datePhraseB1
La date de dépôt tombe un vendredi.The closing date falls on a Friday.
l’avis de résiliationthe notice of cancellationPhraseB1
L’avis de résiliation part en recommandé.The notice of cancellation goes out by recorded delivery.
retirer sa demandeto withdraw one's applicationPhraseB1
Elle retire sa demande avant la décision.She withdraws her application before the decision is taken.
la pension de retraitethe retirement pensionPhraseB1
La pension de retraite arrive le cinq du mois.The retirement pension arrives on the fifth of the month.
signer un contratto sign a contractPhraseB1
Ils signent un contrat pour deux ans.They sign a contract for two years.
les conditions d’utilisationthe terms and conditionsPhraseB2
Les conditions d’utilisation tiennent en quatre pages.The terms and conditions run to four pages.
avoir droit àto be entitled toPhraseC1
Elle a droit à une aide au logement.She is entitled to a housing allowance.
porter réclamationto lodge a complaintPhraseB1
Il porte réclamation auprès du service concerné.He lodges a complaint with the department concerned.
l’avis de rendez-vousthe appointment slipPhraseB1
L’avis de rendez-vous indique le bâtiment et l’étage.The appointment slip gives the building and the floor.
prendre la fileto join the queuePhraseB1
On prend la file dès l’ouverture.People join the queue as soon as the doors open.
être compétent pourto be responsible forPhraseB1
Ce bureau est compétent pour les naissances.This office is responsible for births.
demander par écritto apply in writingPhraseB2
Le duplicata se demande par écrit.A duplicate has to be applied for in writing.
le numéro de dossierthe reference numberPhraseB1
Le numéro de dossier est à rappeler dans chaque message.The reference number is to be quoted in every message.
l’état d’avancementthe progress of a casePhraseB1
L’état d’avancement se consulte en ligne.The progress of a case can be checked online.
Noun (m) (7)
Grammar for these: Definite article: le, la, les · Indefinite article: un, une
l’impriméthe formNoun (m)A2
L’imprimé se trouve à l’entrée du bâtiment.The form is available at the entrance to the building.
le permisthe permitNoun (m)B1
Le permis a été accordé au printemps.The permit was granted in the spring.
le visathe visaNoun (m)B1
Le visa couvre un séjour de trois mois.The visa covers a stay of three months.
l’usagerthe service userNoun (m)B1
L’usager est reçu sur rendez-vous.The service user is seen by appointment.
le revenuthe incomeNoun (m)B1
Le revenu de l’année passée est demandé.Last year's income is asked for.
le dédommagementthe compensationNoun (m)B1
Le dédommagement couvre les frais de dossier.The compensation covers the administration charges.
le comptoirthe counterNoun (m)B1
Le comptoir du fond traite les cartes grises.The counter at the back deals with vehicle registration documents.
Noun (f) (5)
Grammar for these: Definite article: le, la, les · Indefinite article: un, une
l’administrationthe authoritiesNoun (f)B1
L’administration répond dans un délai de six semaines.The authorities reply within six weeks.
la taxethe feeNoun (f)B1
La taxe se règle sur place.The fee is paid on the spot.
la nationalitéthe nationalityNoun (f)B1
La nationalité figure sur la première page.Nationality appears on the first page.
l’allocationthe benefit paymentNoun (f)B1
L’allocation est versée chaque mois.The benefit payment is paid out every month.
la plaintethe complaintNoun (f)B1
La plainte a été enregistrée sous un numéro.The complaint was logged under a number.
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